근로계약서 작성법, 법에서 꼭 적으라는 항목과 교부까지 한 번에

핵심 요약

근로계약서에는 임금·소정근로시간·휴일·연차·근무 장소와 업무를 적고, 임금 계산·지급 방법 등이 담긴 서면을 직원에게 건네야 합니다. 정규직·아르바이트·4명 이하 사업장별 차이와 보관 기간을 가상 카페 사례로 정리합니다.

근로계약서에는 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가, 근무 장소와 업무를 적습니다.
임금은 구성항목·계산방법·지급방법까지 적은 서면을 직원에게 건네야 하며 전자문서도 됩니다.
아르바이트는 근로일과 근로일별 시간을 더 적고, 4명 이하 가게도 계약서 작성 의무는 같습니다.
근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터 3년간 보관합니다.

근로계약서 작성법, 법에서 꼭 적으라는 항목과 교부까지 한 번에 — 근로계약서에는 임금·소정근로시간·휴일·연차·근무 장소와 업무를 적고, 임금 계산·지급 방법 등이 담긴 서면을 직원에게 건네야 합니다. 정규직·아르바이트·4명 이하 사업장별 차이와 보관 기간을 가상 카페 사례로 정리합니다.

근로계약서는 누구와, 언제 써야 하나요?

직원을 한 명이라도 뽑았다면 첫 출근 전에 근로계약서를 쓰는 것이 기본입니다. 근로기준법 제17조는 근로계약을 체결할 때 근로조건을 명시하라고 정합니다. 정규직만이 아니라 아르바이트·수습·계약직도 근로자라면 모두 해당합니다 [근거 1].

이 글은 이해를 위한 가상 사례로 설명합니다. 카페 ‘온담’ 사장님이 평일 정규직 바리스타 민지 씨와 주말 아르바이트 준호 씨를 함께 뽑았다고 가정하겠습니다. 두 사람 모두 계약서가 필요하고, 적어야 할 내용은 조금 다릅니다.

직원이 4명 이하인 작은 가게도 예외가 아닙니다. 상시 4명 이하 사업장에 적용되는 조항을 정한 시행령 별표 1에 제17조가 들어 있습니다 [근거 3]. 처음 쓰는 계약서라면 표준근로계약서 양식을 출발점으로 삼고, 우리 가게 조건으로 빈칸을 채운다고 생각하면 쉽습니다.

근로계약서, 누구와 쓰나요? / 정규직·아르바이트·계약직·수습·4명 이하 가게 모두 작성 — 근로계약서를 써야 하는 직원

법에서 꼭 적으라고 한 항목은 무엇인가요?

법이 반드시 밝히라고 한 근로조건은 다섯 묶음입니다. 임금, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가, 그리고 시행령이 정한 근로조건입니다 [근거 1].

소정근로시간은 법정 근로시간 안에서 회사와 직원이 ‘하루 몇 시간, 일주일 몇 시간 일한다’고 정한 시간을 말합니다. 시행령이 정한 근로조건에는 일하는 장소와 맡을 업무가 들어갑니다. 취업규칙에 정하는 사항(근로기준법 제93조 제1호~제12호)과 기숙사 규칙도 해당합니다 [근거 2].

아래 표는 온담의 민지 씨 계약서를 기준으로 항목마다 무엇을 적으면 되는지 보여 줍니다. 금액과 시간은 모두 가상 예시입니다.

법에서 꼭 적으라고 한 항목은 무엇인가요? 정리
꼭 적을 항목	온담 민지 씨 계약서 예시(가상)
임금	기본급 월 260만원, 직책수당 월 20만원, 매월 10일 본인 계좌 지급
소정근로시간	월~금 09:00~18:00(휴게 12:00~13:00), 주 40시간
휴일	매주 일요일 유급휴일
연차 유급휴가	근로기준법에 따름(4명 이하 가게는 회사가 정한 휴가 내용)
근무 장소·업무	온담 1호점, 음료 제조와 매장 관리

법이 정한 필수 근로조건 / 임금 / 소정근로시간 / 휴일 / 연차 유급휴가 / 근무 장소와 업무 — 제17조와 시행령 제8조의 필수 항목

임금은 어디까지 자세히 적어야 하나요?

월급 총액 한 줄로는 부족합니다. 제17조 제2항은 임금의 구성항목·계산방법·지급방법이 적힌 서면을 직원에게 주라고 정합니다 [근거 1].

구성항목은 월급이 어떤 돈으로 이뤄지는지입니다. 민지 씨라면 기본급 260만원과 직책수당 20만원입니다. 두 금액을 더하면 매달 받는 금액은 280만원입니다.

계산방법은 그 금액을 어떻게 정했는지입니다. 월급제인지 시급제인지, 일을 덜 한 달에는 어떻게 계산하는지를 적습니다. 지급방법은 언제, 어디로 주는지입니다.

임금은 매월 1회 이상 일정한 날짜를 정해 통화로 직접, 전액을 지급하는 것이 원칙입니다 [근거 4]. 그래서 계약서에 ‘매월 10일, 본인 명의 계좌’처럼 날짜와 방법을 함께 적습니다. 세금과 4대보험 공제액 계산은 급여 담당 영역이라 이 글에서는 다루지 않습니다.

민지 씨 임금 칸 채우기 / 기본급 260만원 / 직책수당 20만원 / 합계 280만원 / 매월 10일 본인 계좌 — 임금의 구성항목과 지급방법

근로시간·휴게·휴일은 어떻게 적나요?

시작·끝 시각과 휴게시간을 따로 적으면 됩니다. 법정 근로시간은 휴게시간을 빼고 1주 40시간, 1일 8시간을 넘을 수 없습니다 [근거 5].

휴게시간은 근로시간이 4시간이면 30분 이상, 8시간이면 1시간 이상을 일하는 도중에 줘야 합니다 [근거 6]. 민지 씨는 09:00에 출근해 18:00에 퇴근하고 12:00~13:00에 쉽니다. 머문 시간 9시간에서 휴게 1시간을 빼면 하루 8시간입니다.

월요일부터 금요일까지 일하면 8시간 × 5일 = 주 40시간입니다. 휴일은 1주에 평균 1회 이상 유급으로 보장해야 하므로 ‘매주 일요일 유급휴일’처럼 요일을 정해 적습니다 [근거 7].

출퇴근 시각이 날마다 다르다면 ‘근무표에 따름’만 적지 마세요. 기본 근무 시간과 근무표를 언제, 어떻게 알려 주는지를 함께 적어 두면 나중에 다툼이 줄어듭니다.

민지 씨 하루 근무 / 09:00 출근 / 12:00 휴게 1시간 / 18:00 퇴근 / 하루 8시간 — 근로시간에서 휴게시간을 빼는 방법

아르바이트·계약직은 무엇을 더 적나요?

아르바이트처럼 정규 직원보다 짧게 일하는 사람을 단시간근로자, 기간을 정해 일하는 사람을 기간제근로자라고 합니다. 이들과 계약할 때는 계약기간, 근로시간·휴게, 임금, 휴일·휴가, 장소·업무를 모두 서면으로 적어야 합니다 [근거 8].

단시간근로자는 여기에 근로일과 근로일별 근로시간을 더 적습니다 [근거 8]. 준호 씨라면 ‘토·일, 10:00~16:00, 휴게 12:30~13:00’처럼 요일과 시간을 구체적으로 씁니다. 시급도 금액으로 적습니다(예: 시급 12,000원, 가상).

준호 씨는 하루 6시간 머물고 30분 쉬므로 하루 5.5시간, 주 11시간 일합니다. 4주를 평균해 1주 소정근로시간이 15시간 미만이면 주휴일(제55조)과 연차(제60조) 조항이 적용되지 않습니다 [근거 9]. 그래도 계약서 자체는 똑같이 써야 합니다.

계약직은 끝나는 날짜를 분명히 적습니다. 기간제근로자는 원칙적으로 계속 근로한 총기간 2년 안에서 사용할 수 있으니, 갱신할 때마다 총기간도 함께 확인하세요 [근거 18]. 18세 미만 직원과는 근로조건을 반드시 서면으로 명시해 건네야 합니다 [근거 10].

정규직과 아르바이트의 차이 / 민지 씨 주 40시간 / 준호 씨 주 11시간 / 주 15시간 미만 주휴·연차 미적용 — 단시간근로자에게 더 적을 내용

직원이 4명 이하인 가게는 무엇이 다른가요?

계약서를 쓰고 건네야 하는 의무는 똑같습니다. 다만 상시 4명 이하 사업장에는 근로기준법 일부 조항만 적용됩니다 [근거 3].

대표적인 차이가 연차 유급휴가입니다. 1년간 80% 이상 출근하면 15일을 주는 제60조는 별표 1에 없어 4명 이하 사업장에는 적용되지 않습니다 [근거 3] [근거 17]. 반면 근로조건 명시(제17조), 휴게(제54조), 주 1회 유급휴일(제55조 제1항)은 적용됩니다.

온담의 상시 직원이 4명 이하라면 계약서의 연차 칸에 ‘근로기준법 제60조에 따름’이라고 적기보다 실제로 줄 휴가를 적는 편이 정확합니다. 따로 휴가를 주기로 했다면 일수와 쓰는 방법을 적고, 없다면 없다고 분명히 적습니다.

계약서에 휴가를 주기로 적으면 그 약속은 지켜야 하는 근로조건이 됩니다. 직원 수가 5명 이상으로 늘면 연차 조항이 적용되므로 계약서와 휴가 관리 방식을 그때 다시 고치세요. 상시 근로자 수를 세는 방법은 시행령에 따로 있으니 경계에 있다면 관할 고용노동청에 확인하세요.

직원 수에 따라 달라지는 것 / 계약서 작성·교부 모두 적용 / 휴게·주휴 모두 적용 / 연차 5명 이상만 — 4명 이하 사업장의 적용 차이

계약서에 넣으면 안 되는 조항도 있나요?

있습니다. 직원이 계약을 지키지 않았을 때 낼 위약금이나 손해배상액을 미리 정해 두는 계약은 금지됩니다 [근거 15]. ‘1년 안에 그만두면 교육비 100만원 배상’처럼 금액을 못 박는 문구가 대표적입니다.

일을 조건으로 미리 빌려준 돈을 월급에서 마음대로 빼는 것도 금지됩니다 [근거 19]. 근로계약에 덧붙여 저축을 강제하거나 저축금을 회사가 관리하도록 정하는 계약도 맺을 수 없습니다 [근거 20].

법보다 못한 조건을 적으면 그 부분만 무효가 되고 법의 기준이 대신 적용됩니다 [근거 16]. 예를 들어 휴게시간을 법보다 짧게 적어도 계약서 문구대로 되지 않습니다. 서명을 받았다는 이유만으로 효력이 생기지 않으니 처음부터 법 기준 이상으로 적으세요.

이런 문구는 쓰지 않습니다 / 위약금 예정 금지 / 강제 저축 금지 / 법보다 못한 조건은 그 부분 무효 — 근로계약서에 넣으면 안 되는 조항

서명한 뒤에는 무엇을 해야 하나요?

서명이 끝이 아닙니다. 임금 구성·계산·지급방법과 소정근로시간·휴일·연차가 적힌 서면을 직원에게 건네야 합니다 [근거 1]. 전자문서로 줘도 됩니다.

나중에 임금이나 근무시간을 바꾸면 바뀐 조건도 다시 명시해야 합니다 [근거 1]. 바뀐 계약서나 변경 합의서를 새로 쓰고 다시 건네는 방식이 가장 확실합니다. 취업규칙·단체협약 변경처럼 시행령이 정한 사유로 바뀌는 경우에는 직원이 요구할 때 건네면 됩니다.

근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터 3년간 보관합니다 [근거 11] [근거 12]. 임금대장, 휴가에 관한 서류도 같은 보존 대상입니다. 종이로 보관한다면 퇴사자 계약서를 바로 버리지 말고 퇴사일과 폐기 예정일을 함께 적어 둡니다.

근로조건을 명시하지 않거나 서면을 건네지 않으면 근로기준법상 500만원 이하의 벌금 대상입니다 [근거 13]. 기간제·단시간근로자에게 서면으로 명시하지 않으면 별도로 500만원 이하의 과태료 대상이 됩니다 [근거 14].

서명 다음 할 일 / 직원에게 교부 / 조건 바뀌면 다시 명시 / 근로관계 끝난 날부터 3년 보관 — 작성 후 교부·변경·보관 순서

자주 묻는 질문

Q. 수습기간에는 계약서를 나중에 써도 되나요? A. 아닙니다. 수습도 근로계약이므로 처음부터 근로조건을 명시하고 서면을 건네야 합니다. 수습 기간과 그 기간의 임금 조건을 함께 적어 두세요.

Q. 전자근로계약서도 효력이 있나요? A. 제17조 제2항은 서면에 전자문서를 포함한다고 정합니다 [근거 1]. 직원이 내용을 확인하고 내려받거나 보관할 수 있게 전달하는 것이 중요합니다.

Q. 표준근로계약서를 그대로 써도 되나요? A. 고용노동부 표준근로계약서는 출발점으로 좋습니다. 다만 빈칸을 우리 가게의 실제 임금·시간·휴일로 채우고, 아르바이트·계약직처럼 근로자 유형에 맞는 양식을 고르세요.

Q. 계약서를 이미 안 쓰고 일을 시켰다면 어떻게 하나요? A. 지금이라도 실제 근로조건대로 계약서를 써서 건네고 사본을 보관하세요. 지난 기간의 근로조건도 사실대로 적어 두는 편이 나중에 확인하기 쉽습니다.

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계약서를 처음 쓴다면 아래 순서대로 확인하세요. 이 글은 일반적인 작성 기준을 설명하며, 개별 사업장의 적용 여부는 관할 고용노동청이나 공인노무사에게 확인하세요.

직원별로 근로자 유형(정규직·아르바이트·계약직·18세 미만)을 정하고 맞는 양식을 고릅니다.
임금 구성항목·계산방법·지급일과 계좌, 근무 요일·시각·휴게시간을 숫자로 채웁니다.
휴일·휴가 칸을 직원 수(5명 이상인지)에 맞게 적습니다.
서명 뒤 사본을 직원에게 건네고, 근로관계가 끝난 날부터 3년 보관 일정을 적어 둡니다.

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이 글은 일반적인 이해를 돕는 자료입니다. 실제 적용은 거래 내용과 적용 기준에 따라 달라질 수 있습니다.

검토·수정 이력

2026-11-10 · 편집팀 검토(AI 활용) 후 발행.